Políticas financieras

La Biblioteca Pública del Condado de San Miguel “la Biblioteca” adopta las siguientes Políticas Financieras.

El Objeto de las Políticas Financieras es:

aclarar la intención estratégica de la gestión financiera
promover el pensamiento estratégico a largo plazo
institucionalizar buenas prácticas de gestión financiera que definan límites
cumplir con las mejores prácticas de gestión pública establecidas
respaldar buenas calificaciones de bonos y gestionar los riesgos para la situación financiera

POLÍTICAS DE PLANIFICACIÓN FINANCIERA

Plan financiero

El presupuesto anual es el plan financiero para el funcionamiento de la Biblioteca. Proporciona el marco tanto para los gastos como para los ingresos del año y traduce las prioridades en términos financieros de la Biblioteca. El presupuesto anual seguirá todos los requisitos legales según lo estipulado en la Ley de Presupuesto del Gobierno Local de Colorado, Sección 29-1-101 et seq., CRS. Se compilará para incluir los GAAP (Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados) y GASB (Junta de Normas de Contabilidad Gubernamental) recomendados. ) normas para la preparación y presentación del presupuesto.

El presupuesto se presentará en un formato resumido destinado a una audiencia general. El formato del presupuesto detallará los gastos e ingresos de la Biblioteca por fondo. Describirá los gastos e ingresos y mostrará el monto presupuestado para el año fiscal en curso y el monto presupuestado para el año fiscal siguiente.

El desarrollo, presentación y administración del presupuesto anual es responsabilidad del Director de la Biblioteca. El proceso comienza en agosto con el presupuesto final aprobado por la Junta en diciembre antes de la fecha límite establecida por el Estado de Colorado. El presupuesto propuesto estará disponible para la vista del público y se llevarán a cabo dos audiencias públicas antes de su aprobación en diciembre.

La Junta de Síndicos puede modificar el presupuesto anual mediante resolución para realizar transferencias presupuestarias de un fondo a otro, siguiendo las pautas estatutarias, después de la debida notificación de la audiencia pública para modificar el presupuesto anual. El Director de la Biblioteca podrá autorizar transferencias presupuestarias dentro de un fondo durante el año presupuestario; o por indicación de la Junta de Síndicos, puede completar las transferencias aprobadas del Fondo General al Fondo de Capital como se presenta en el presupuesto anual aprobado.

Metas y objetivos

El proceso presupuestario anual de la Biblioteca implica incorporar los Resultados, metas y estrategias desarrolladas por la Junta Directiva de la Biblioteca para satisfacer las necesidades de mayor prioridad de la comunidad. La planificación estratégica comienza con la determinación de la capacidad fiscal de la Biblioteca basada en pronósticos financieros a largo plazo de los ingresos recurrentes disponibles.

Estructura presupuestaria

Base del presupuesto

La ley estatal requiere presupuestos para tipos de fondos gubernamentales. Los presupuestos para los fondos de la Biblioteca se adoptan sobre una base consistente con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP: estándares y pautas mínimos y uniformes para la contabilidad e informes financieros que abarcan las convenciones, reglas y procedimientos necesarios para definir las prácticas contables aceptadas en un momento particular). La Biblioteca no tiene excepciones a esta norma y utiliza acumulación modificada; lo mismo que nuestra base de contabilidad.

Principales fondos gubernamentales

Cualquier fondo cuyos ingresos o gastos, excluyendo otras fuentes y usos de financiamiento, constituyan más del 10% de los ingresos o gastos del presupuesto asignado debe considerarse un fondo importante. La biblioteca informa los siguientes fondos principales.

Fondo general: Este es el fondo operativo principal de la Biblioteca. Contabiliza todos los recursos financieros del gobierno general, excepto aquellos que deben contabilizarse en otro fondo. El presupuesto operativo incluye gastos continuos asociados con la prestación de programas y servicios. Los costos incluyen los de administración, operaciones y transferencias de capital.
Fondo de bonos: Este fondo, cuando es necesario, se utiliza para contabilizar la acumulación de recursos y el pago del principal de la deuda general de largo plazo, intereses y costos relacionados, si los hubiere.
Fondo de Reserva de Capital: Este fondo se utiliza para contabilizar la acumulación de recursos para gastos de capital aprobados. El presupuesto de capital representa gastos de artículos que tienen una vida útil superior a dos años y no se consumen cuando se utilizan. El presupuesto de capital se basa en el plan integral de mejoras de capital con proyecciones de hasta cinco años.

Fondos gubernamentales no importantes

Fondo de asistencia de deuda: Este fondo se utiliza para contabilizar los ingresos de fuentes de ingresos específicas (venta de instalaciones bibliotecarias anteriores) que están designadas para ayudar con la obligación de pago de la deuda incurrida para obtener las instalaciones actuales o para ayudar con la acumulación de recursos para el capital aprobado. gastos. Este fondo se retiró en 2017 y ya no está activo.
Fondo de ingresos por donaciones especiales: Este fondo se utiliza para contabilizar los ingresos de los donantes y las subvenciones. El propósito del fondo es promover la lectura, la alfabetización, la accesibilidad a la información y el aprendizaje permanente mediante la obtención de fondos del sector privado para apoyar los programas, servicios e instalaciones de la Biblioteca más allá de lo que se proporciona a través de la financiación pública tradicional. El saldo de este fondo se mantiene en las reservas del Fondo General porque actualmente no es material.

Base de Contabilidad

Los estados financieros de los fondos gubernamentales se presentan utilizando el enfoque actual de medición de los recursos financieros y la base contable de acumulación modificada. Los ingresos se reconocen tan pronto como son mensurables y están disponibles. Se considera que los ingresos están disponibles cuando son cobrables dentro del período actual o lo suficientemente pronto como para pagar los pasivos del período actual. A estos efectos, la Biblioteca considera que los ingresos están disponibles si se recaudan dentro de los 60 días siguientes al final del año. Los gastos se registran cuando se incurre en el pasivo del fondo relacionado. Sin embargo, los gastos del servicio de la deuda, así como los gastos relacionados con ausencias compensadas y reclamaciones y sentencias, se registran sólo cuando vence el pago.

Los impuestos a la propiedad, los ingresos por donaciones y los intereses asociados con el período fiscal actual se consideran susceptibles de acumulación y, por lo tanto, se han reconocido como ingresos del período fiscal actual. Todos los demás elementos de ingresos se consideran mensurables y están disponibles sólo cuando la Biblioteca recibe efectivo.

Los gastos generalmente se reconocen según la base contable de acumulación modificada cuando se incurre en el pasivo del fondo relacionado. Una excepción a esta regla general es el capital y los intereses de la deuda a largo plazo que se reconocen a su vencimiento.

Informe de saldo de fondos

El término saldo del fondo describe la diferencia entre los activos y pasivos informados en un fondo gubernamental y también se aproxima a la medida de liquidez o cantidad de capital de trabajo de un fondo. Para cumplir con la Declaración GASB No. 54, el saldo de los fondos gubernamentales debe informarse en clasificaciones que comprendan una jerarquía basada principalmente en la medida en que el gobierno está obligado a cumplir con las restricciones sobre los propósitos específicos para los cuales se pueden gastar los montos de esos fondos. . Hay cinco componentes del saldo del fondo:

Saldo de fondos no fungibles: La clasificación del saldo de fondos no fungibles incluye montos que no se pueden gastar porque (a) no están en forma gastable o (b) legal o contractualmente requieren que se mantengan intactos.
- Activos que nunca se convertirán en efectivo (por ejemplo, artículos prepagos e inventarios de suministros);
- Activos que no se convertirán en efectivo lo suficientemente pronto como para afectar el período actual (por ejemplo, la porción a largo plazo de los préstamos por cobrar y los activos no financieros mantenidos para la reventa, como las propiedades en ejecución hipotecaria); y
- Recursos que deben mantenerse intactos de conformidad con requisitos legales o contractuales (por ejemplo, el principal de una dotación o el capital de un fondo de préstamo rotatorio).
Saldo de fondos restringido: El saldo del fondo debe declararse restringido cuando las restricciones impuestas al uso de los recursos son:
a. Impuestos externamente por acreedores (como a través de convenios de deuda), otorgantes, contribuyentes o leyes o regulaciones de otros gobiernos; o
b. Impuesto por ley a través de disposiciones constitucionales o legislación habilitante. Del mismo modo, la propia constitución o estatuto de un gobierno también puede imponer restricciones legales sobre el uso de los recursos declarados en un fondo gubernamental. Ejemplo: Declaración de Derechos del Contribuyente (TABOR), Artículo X, Sección 20, Constitución de Colorado; requiere el 3% del año fiscal
gasto mantenido como reserva.
Saldo de fondos comprometidos: Los montos que sólo pueden usarse para propósitos específicos de conformidad con las restricciones impuestas por la acción formal del nivel más alto de autoridad de toma de decisiones del gobierno (normalmente el órgano rector) deben declararse como saldo de fondos comprometidos. Esos montos comprometidos no pueden usarse para ningún otro propósito a menos que el gobierno elimine o cambie el uso especificado tomando el mismo tipo de acción (por ejemplo, legislación, resolución, ordenanza) que empleó para comprometer esos montos previamente. La autorización que especifique los fines para los cuales se pueden utilizar los montos debe contar con el consentimiento tanto del poder legislativo como del ejecutivo del gobierno, si corresponde. El saldo del fondo comprometido también debe incorporar obligaciones contractuales en la medida en que los recursos existentes en el fondo se hayan comprometido específicamente para satisfacer esos requisitos contractuales.
Saldo del fondo asignado: El término saldo de fondos asignado se utiliza para describir la porción del saldo de fondos que refleja el uso previsto de los recursos por parte del gobierno. Tal intención tendría que ser establecida ya sea en el nivel más alto de toma de decisiones, o por un organismo (por ejemplo, un comité de finanzas) o un funcionario designado para ese propósito. Los montos que excedan el saldo de fondos no fungibles, restringidos y comprometidos en fondos distintos del fondo general se informarán automáticamente como saldo de fondos asignados. Esta categoría también se puede utilizar para reflejar la apropiación de una parte del saldo del fondo existente para eliminar un déficit proyectado en el presupuesto del año siguiente.
Saldo de fondos no asignados: El fondo general, como principal fondo operativo del gobierno, a menudo tendrá recursos netos superiores a los que pueden clasificarse adecuadamente en una de las cuatro categorías anteriores. De ser así, ese superávit se presenta como saldo de fondos no asignados.

Política de Reserva del Fondo General

El Fondo General es el principal fondo operativo que paga los servicios generales prestados por la Biblioteca. El Fondo General representa todos los ingresos generales de la Biblioteca y los gastos relacionados con la prestación de los servicios generales de la Biblioteca.

La Política de Reserva del Fondo General incorpora los requisitos de la Biblioteca y es consistente con las políticas de la Junta Directiva de la Biblioteca con respecto al uso de fuentes de ingresos únicas y continuas para financiar los servicios de la Biblioteca.

Las Reservas del Fondo General de la Biblioteca estarán compuestas por tres Reservas separadas. Estas Reservas se considerarán juntas al calcular el saldo total de la Reserva del Fondo General.

Reserva de Emergencia
Se mantendrá una Reserva de Emergencia con el fin de sostener las operaciones del Fondo General en caso de una emergencia pública como un desastre natural u otro evento catastrófico imprevisto. No se accederá a la Reserva de Emergencia para cubrir déficits operativos ni para financiar nuevos programas o personal. Esta reserva se puede gastar sólo si cumple con la ley estatal (TABOR).
Reserva de Estabilización Presupuestaria
Los fondos reservados bajo esta categoría se utilizarán para mitigar, en caso de que ocurran, déficits de ingresos presupuestarios anuales (ingresos reales menores que los ingresos proyectados) debido a cambios en el entorno económico y/o gastos únicos que resultarán en eficiencias y/o futuras ahorro presupuestario. Ejemplos de “desencadenantes económicos” y usos únicos incluyen, entre otros:
- Disminución significativa del impuesto a la propiedad u otros ingresos económicamente sensibles;
- Reducciones en los ingresos debido a acciones del gobierno estatal/federal;
- Déficits de efectivo a corto plazo utilizando reservas como capital de trabajo en lugar de deuda;
- Mantenimiento único de los niveles de servicio debido a importantes limitaciones económicas/presupuestarias; y
- Costos de transición únicos asociados con la reestructuración organizacional para asegurar ahorros de costos de personal a largo plazo.
Fondo de ingresos por donaciones especiales
El saldo de este fondo se mantiene en las reservas del Fondo General porque actualmente no es material.

Cálculo y reposición de la reserva del fondo general

Las Reservas Totales del Fondo General consisten en el total de la Reserva de Emergencia y la Reserva de Estabilización Presupuestaria más el saldo del Fondo de Ingresos por Donaciones Especiales. El nivel objetivo para las Reservas totales del Fondo General será el 30% de los gastos presupuestados para el año en curso. Una revisión de la Reserva del Fondo General y las transferencias al Fondo de Capital son parte del proceso presupuestario anual. La Reserva de Emergencia se fijará en un nivel objetivo del 3 % y la Reserva de Estabilidad se fijará en un nivel objetivo del 27 %. El saldo del Fondo Especial de Ingresos por Donaciones varía de año en año.

Al comienzo de cada año fiscal, se calculará el saldo del fondo y se realizará una transferencia al Fondo de Reserva para la Construcción de Capital para reponer o ajustar el saldo del fondo del Fondo General para igualar el saldo del fondo final objetivo en el presupuesto del año en curso.

Exceso de capital

Anualmente, después de que se haya completado la auditoría de fin de año, el Director de la Biblioteca deberá elaborar un cronograma de todos los saldos de fondos, con proyecciones de los requisitos de reserva y un plan, si corresponde, para el uso del exceso de capital para el año en curso.

Cualquier exceso de capital (definido como fondos por encima del objetivo del 30% más un 5% para contingencias) realizado en el Fondo General al final del año se utilizará primero para cumplir con las políticas de reserva establecidas en el presupuesto anual para el año siguiente. El exceso de patrimonio podrá utilizarse para los siguientes fines:

Reserva del Plan de Mejoras de Capital
Pago en efectivo para proyectos de mejoras de capital
Retiro o Refinanciamiento de Deuda Existente
Fines de emergencia

El exceso de capital suele ser una fuente de ingresos no recurrente. El director de la biblioteca podrá presentar recomendaciones para el uso del exceso de capital y requerirán la aprobación de la mayoría de la Junta Directiva.

Presupuesto equilibrado

La Biblioteca se esforzará por pagar todos los gastos operativos actuales con los ingresos operativos actuales. La Biblioteca depende en gran medida de los ingresos por impuestos a la propiedad, que pueden fluctuar cada dos años en el momento de la reevaluación. La Biblioteca no practicará el gasto deficitario como actividad normal. Los gastos, incluidas las contingencias, no excederán los ingresos más los saldos de los fondos.

La Biblioteca no gastará más de la asignación anual para cada fondo. Si los gastos aumentan más allá de las estimaciones presupuestadas, entonces se deben tomar medidas formales para aumentar la asignación para cubrir el aumento de los gastos. La acción formal para modificar el presupuesto requerirá notificación y una audiencia donde se discutirán las razones del aumento de la asignación teniendo en cuenta las aportaciones del público.

Planificación a largo plazo

Cada año, el personal deberá revisar el plan financiero a largo plazo que pronostica los gastos operativos y los ingresos para los próximos tres a cinco años y los gastos de capital para los próximos cinco años.

El plan financiero a largo plazo se actualizará antes del inicio del proceso presupuestario anual e incorporará los resultados de la Junta Directiva.

Tasas de impuestos a la propiedad

Cada año, el director de la biblioteca se comunicará con el tasador del condado para determinar si las tasas de tasación de propiedades cambiarán y lo informará al Comité de Finanzas. Además, el Director de la Biblioteca monitoreará la legislación y las iniciativas electorales para determinar si hay cambios propuestos a las Tasas de Evaluación del Impuesto a la Propiedad. A finales de agosto de cada año, la biblioteca recibirá una estimación del valor tasado igualado para el distrito bibliotecario. Al recibir esta estimación, el director de la biblioteca puede determinar los ingresos estimados para el siguiente año presupuestario. El Director de la Biblioteca compartirá este EAV con el Comité de Finanzas.

El Director de la Biblioteca presentará al Comité de Finanzas una proyección de ingresos que incluirá un análisis significativo de las tendencias a largo plazo y proyecciones de ingresos, gastos, deuda y pasivos no corrientes para descubrir posibles desequilibrios a largo plazo. Este análisis se convertirá entonces en la base para la acción de la dirección y los fideicomisarios. Se identificarán estrategias alternativas necesarias para abordar estos problemas, si es necesario.

Revisión de Compensación y Clasificación de Puestos

Cada tres años, el Director de la Biblioteca llevará a cabo un estudio de clasificación y compensación laboral utilizando información del Consejo de Empleadores, el Servicio de Investigación de Bibliotecas del Estado y empleadores regionales para desarrollar rangos de mercado apropiados para cada puesto. El estudio debe incluir una revisión de las descripciones de puestos, clasificaciones de puestos, salarios y beneficios para determinar si son necesarios ajustes en relación con puestos comparables en organizaciones y áreas geográficas comparables.

Política de reserva del Fondo de Reserva para la Construcción de Capital

El saldo del Fondo de Reserva para Edificios de Capital tendrá un saldo mínimo objetivo de $600,000 que se esforzará por cubrir mejoras importantes en los edificios de capital, como reemplazo de techo, ascensor, sistema de derretimiento de nieve, etc. y dinero flexible reservado para gastos operativos generales, si es necesario. El monto del fondo de capital superior a esta reserva mínima estará disponible cada año presupuestario para mejoras de capital no importantes.

Plan de mejora de capital de 5 años

Políticas de mejora de capital

La Biblioteca preparará y aprobará anualmente un Plan de Mejoras de Capital (CIP) durante su proceso presupuestario anual. El plan pronosticará los costos estimados de futuras mejoras de capital importantes (si se conocen) y no importantes para los próximos cinco años, como reparaciones de edificios, actualizaciones de tecnología o futuras expansiones de sucursales.

La Biblioteca promulgará un presupuesto de capital anual basado en el CIP plurianual.

El CIP también coincidirá con el Plan Estratégico de Largo Plazo en el sentido de que financiará los objetivos de capital a largo plazo. Los objetivos del programa a corto plazo del plan pueden ser financiados por el presupuesto operativo o el presupuesto de capital.

La Biblioteca coordinará el desarrollo del presupuesto de mejoras de capital con el desarrollo del presupuesto operativo. Los costos operativos futuros asociados con nuevas mejoras de capital se proyectarán e incluirán en los pronósticos del presupuesto operativo.

La Biblioteca mantendrá todos sus activos a un nivel adecuado para proteger el interés de capital de la Biblioteca y minimizar los costos de mantenimiento y reemplazo.

La Biblioteca determinará el método de financiación menos costoso para todos los proyectos nuevos.

Gestión de activos

Inventario

Los proyectos de mejoras de capital, equipos, computadoras, muebles e instalaciones se capitalizarán si su vida útil es mayor a dos años, cuestan al menos $5,000 cada uno y no se consumen en su uso. El costo del mantenimiento y las reparaciones normales que no aumentan el valor del activo ni extienden materialmente la vida útil de los activos no se capitalizan. Los artículos de colección se deprecian independientemente del costo. Los activos fijos donados se registran a su valor razonable estimado a la fecha de la donación.

La Biblioteca calcula la depreciación utilizando el método de línea recta sobre las vidas útiles estimadas. Las vidas útiles estimadas son las siguientes:

Libros y otros artículos de colección 3 – 5 años
Mobiliario y Equipo 3 – 10 años
Edificios e infraestructura 25 – 40 años

Anualmente, los activos fijos con un valor de al menos $5,000 cada uno serán verificados físicamente por el personal y se realizarán correcciones o cambios en las hojas de inventario. Este inventario actualizado luego se entregará al auditor.

Seguros

La Biblioteca está expuesta a diversos riesgos de pérdida relacionados con agravios; robo, daño y destrucción de activos; errores y omisiones; lesiones a empleados; y desastres naturales. La biblioteca cuenta con un seguro general de propiedad y responsabilidad civil para el edificio y un seguro para directores y funcionarios para cubrir a la junta directiva voluntaria y al director de la biblioteca. La Biblioteca también cuenta con seguros para otros riesgos, incluido el seguro de compensación laboral.

POLÍTICAS DE INGRESOS

La Biblioteca estimará sus ingresos anuales mediante un proceso analítico objetivo, siempre que sea práctico. La Biblioteca proyectará los ingresos para el próximo año y actualizará esta proyección anualmente. Cada fuente de ingresos existente y potencial será reexaminada anualmente.

En 1999, la Biblioteca obtuvo la aprobación de los votantes para recaudar y retener todos los ingresos por impuestos a la propiedad derivados de un impuesto de 2.80 millones. Además del impuesto de 2.80 aprobado por los votantes, en 2019 la Biblioteca obtuvo la aprobación de los votantes para recaudar y retener $630,000 anualmente mediante el impuesto de impuesto necesario para lograr esa cantidad, así como cualquier ingreso adicional para aumentos basados en la inflación y el crecimiento local anual calculado. cada año.

Los impuestos a la propiedad recaudados en el año en curso y recaudados en el año siguiente se reportan como una cuenta por cobrar al 31 de diciembre, neto de una porción estimada incobrable. Cualquier impuesto a la propiedad no recaudado se volverá a cobrar el año siguiente, si es importante.

La Biblioteca aplicará los recursos de la subvención primero para financiar programas y luego aplicará los activos netos sin restricciones disponibles para financiar el saldo del programa. Según los términos de los acuerdos de subvención, la Biblioteca financia ciertos programas mediante una combinación de subvenciones de reembolso de costos específicos e ingresos generales. Por lo tanto, cuando se incurre en gastos del programa, hay activos netos restringidos y no restringidos disponibles para financiar el programa.

Los ingresos únicos solo se utilizarán para cubrir costos únicos y los ingresos continuos solo se utilizarán para cubrir costos continuos.

La Biblioteca puede presupuestar transacciones entre fondos. Se pueden transferir fondos de un fondo para respaldar gastos de otros fondos de acuerdo con la autoridad establecida para el fondo individual.

Política de inversión

ALCANCE:
Esta política de inversión se aplica a las actividades de la Biblioteca con respecto a la inversión de los activos financieros de la Biblioteca.
OBJETIVOS:
Los fondos de la Biblioteca se invertirán de acuerdo con esta política y los Estatutos Revisados de Colorado (CRS) § 24-75-601. La cartera de inversiones de la Biblioteca se gestionará de manera que se alcance una tasa de rendimiento de mercado a lo largo de los ciclos presupuestarios y económicos, preservando y protegiendo al mismo tiempo el capital en la cartera general. Las inversiones se basarán en las limitaciones legales. Los principales criterios de inversión en secuencia prioritaria son la seguridad, la liquidez y el rendimiento. La cartera de inversiones se invertirá de tal manera que refleje valores de inversión socialmente responsables y consideraciones locales, según lo determine el Patronato.
DELEGACIÓN DE AUTORIDAD:
El Director de la Biblioteca o su designado será el “Oficial de Inversiones” responsable de las actividades de inversión con el acuerdo del Comité de Finanzas de la Junta de la Biblioteca. El Oficial de Inversiones operará el programa de gestión de inversiones de conformidad con esta política. Para optimizar el rendimiento total mediante una gestión atenta de la cartera, se asignarán recursos al programa de gestión de inversiones.
PRECAUCIÓN:
A. El estándar de prudencia que deberá aplicar el Oficial de Inversiones será la regla del “inversionista prudente”, que establece: “Las inversiones se harán con juicio y cuidado, en las circunstancias que prevalezcan en ese momento, que personas prudentes, discrecionales e inteligentes ejercen en el gestión de sus propios asuntos, no para la especulación, sino para la inversión, considerando la probable seguridad de su capital así como los probables ingresos que se obtendrán”. La regla del inversor prudente se aplicará en el contexto de la gestión de la cartera global.
B. El Oficial de Inversiones, actuando de conformidad con esta política y ejerciendo la debida diligencia, no será personalmente responsable del riesgo crediticio de un valor específico ni de los cambios en el precio de mercado.
SEGUIMIENTO Y AJUSTE DE LA CARTERA:
El contenido de la cartera se presentará al Patronato para su revisión trimestralmente como informe de inversión.
CONTROLES INTERNOS:
El Oficial de Inversiones organizará, controlará y tomará decisiones relacionadas con el efectivo.
necesidades de flujo y oportunidades de inversión. El Custodio (institución financiera o corredor elegido por la Biblioteca) recibirá copias de las confirmaciones y de todos los valores que se mantendrán en custodia, excepto aquellos en poder de la Reserva Federal. Las transferencias realizadas por concepto de inversiones sólo podrán realizarse a las instituciones calificadas enumeradas en el punto número XI. El dinero mantenido en fondos del mercado monetario registrados en la SEC debe cumplir con § 24-75-601 CRS El dinero mantenido en fondos comunes estatales debe cumplir con § 24-75-701 CRS Se pueden adoptar otros controles para evitar la pérdida de fondos públicos debido a fraude, error, tergiversaciones, cambios de mercado imprevistos o acciones imprudentes.
DIVERSIFICACIÓN DEL PORTAFOLIO A CORTO Y LARGO PLAZO:
A. Todas las inversiones se considerarán de corto plazo (menos de un año) o de largo plazo (de uno a cinco años). La duración debe ser elegida por el Oficial de Inversiones para cumplir con los objetivos de flujos de efectivo establecidos en el Plan Estratégico y Presupuesto a Largo Plazo.
B. Todas las inversiones se realizarán de acuerdo con los Estatutos Revisados de Colorado, que incluyen lo siguiente: § 30-10-708 CRS, Depósito de fondos en bancos y asociaciones de ahorro y préstamo; § 11-10.5-101 CRS, et. siguiente Ley de Protección de Depósitos Públicos; § 24-75-601 CRS, et. siguiente Fondos – Inversiones Legales; § 24-75-603 CRS, Depositarios; y § 24-75-702 CRS, Gobiernos locales: autoridad para agrupar fondos excedentes. Cualquier revisión o extensión de estas secciones de los estatutos se considerará parte de esta Política de Inversión inmediatamente después de la fecha de vigencia posterior a su promulgación.
C. Los vencimientos de las inversiones a corto plazo de todos los fondos se programarán para que coincidan con las necesidades de flujo de efectivo proyectadas. Ninguna inversión a largo plazo excederá los 5 años sin la aprobación del Patronato.
DIVERSIFICACIÓN DE LA CARTERA A LARGO PLAZO:
Los instrumentos y diversificación de la cartera de largo plazo serán los mismos que para la cartera de corto plazo. La programación de vencimientos se programará de acuerdo con la necesidad anticipada. Por ejemplo, la inversión de fondos para la construcción de edificios se programará para cubrir los pagos de los contratistas.
SELECCIÓN COMPETITIVA DE INSTRUMENTOS DE INVERSIÓN:
A. Antes de que la Biblioteca invierta cualquier fondo excedente en inversiones a plazo fijo, el Oficial de Inversiones deberá obtener y registrar tres ofertas competitivas. Si se requiere una fecha de vencimiento específica, ya sea para fines de flujo de efectivo o para cumplir con las pautas de vencimiento, se solicitarán ofertas para instrumentos que cumplan con el requisito de vencimiento. Si no se requiere un vencimiento específico, normalmente se realizará un análisis de la tendencia del mercado, que incluye una curva de rendimiento, para determinar qué vencimientos serían más ventajosos.
B. La Biblioteca aceptará la oferta que proporcione la tasa de retorno más alta dentro del vencimiento requerido y dentro de los parámetros de estas políticas.
DEPÓSITOS E INSTITUCIONES FINANCIERAS CALIFICADAS:
A. La Biblioteca funcionará a partir del listado estatal de instituciones bancarias aprobadas como depositarias de sus fondos públicos que estén calificadas según § 24-75-603 CRS, estén aseguradas a nivel federal y que garanticen depósitos por encima del límite de la FDIC de $250,000 de acuerdo con la Ley de Protección de Depósitos Públicos. . La Biblioteca mantendrá saldos de efectivo con estos depositarios aprobados que sean adecuados para cubrir los cheques anticipados, así como cualquier saldo de compensación requerido según los acuerdos de servicios bancarios, y otros depósitos que el Oficial de Inversiones considere prudentes.
B. Separada de las instituciones bancarias aprobadas como depositarias, la Biblioteca mantendrá un listado de las Instituciones Financieras aprobadas por el Oficial de Inversiones para fines de inversión. El Oficial de Inversiones llevará a cabo una revisión de diligencia debida de la condición y el historial regulatorio de cada Institución Financiera, incluidos los fondos estatales, antes de su aprobación. Esta revisión se logrará exigiendo a las instituciones financieras que presenten una Declaración de Calificación que cubra a todos los funcionarios y personas de control que incluya la divulgación completa de toda la información que se requeriría en el Formulario NASD U4 para Agentes de Bolsa o en el Formulario ADV Partes 1 y 2 de la SEC para Asesores de Inversiones.
C. Antes de la aprobación de cualquier Institución Financiera, que no sean instituciones aprobadas como depositarias, el Oficial de Inversiones requerirá que el representante autorizado de la Institución Financiera asignado a la Biblioteca certifique haber leído y comprendido estas políticas de inversión y que la Institución Financiera,
a través de su representante, se compromete a cumplir con ellos o ser responsable bajo § 24-75-601.5 CRS
Custodia y garantía:
A. Todos los valores de inversión a plazo fijo adquiridos conforme a esta política se mantendrán bajo custodia de terceros por una institución de custodia elegible según § 24-75-601 CRS. El custodio emitirá un recibo de custodia que detalle el instrumento específico, la tasa, el vencimiento y otra información pertinente. .
B. Los valores de tipo depósito (como los certificados de depósito) deberán estar garantizados según lo exige la PDPA por cualquier monto que exceda la cobertura de la FDIC o FSLIC. Otras inversiones que requieran garantías, incluidos los acuerdos de recompra, estarán garantizadas por la garantía real mantenida bajo custodia por un custodio externo.
C. Los instrumentos del mercado monetario, como los fondos mutuos del mercado monetario registrados en la SEC calificados según § 24-75-601 CRS y los fondos comunes estatales según § 24-75-701 CRS, estarán garantizados según lo exige la ley.
LOS REQUISITOS DE INFORMACIÓN:
El Oficial de Inversiones generará informes financieros mensuales para fines de gestión. Además, se proporcionará al Patronato un informe trimestral que incluirá datos sobre los instrumentos de inversión que se mantienen, así como cualquier descripción necesaria para su aclaración.

POLÍTICAS DE GASTO

Responsabilidad

Informes financieros internos y externos

La Junta Directiva recibirá informes presupuestarios mensuales que comparen la actividad de ingresos y gastos reales versus presupuestados. Dichos informes permitirán que la Junta Directiva esté constantemente informada sobre el estado financiero de la Biblioteca. El Comité de Finanzas revisa informes financieros más detallados mensualmente. La Biblioteca establecerá y mantendrá un estándar de prácticas contables.

La Biblioteca cargará anualmente los datos financieros y operativos requeridos en el sitio web del Departamento de Educación de Colorado. La Biblioteca también actualizará su sitio web con el presupuesto anual.

Auditorías

Según lo exigen los Estatutos Revisados de Colorado, la Ley de Auditoría del Gobierno Local, 29-1-601 a 29-1-608, y la Ley de Bibliotecas, 24-90-109, la Junta de Síndicos deberá garantizar que se realice una auditoría anual de los asuntos financieros y las transacciones de todos los fondos y actividades del Distrito se realicen para cada año fiscal, y que los resultados de la auditoría se distribuyan como se describe en estos estatutos. La auditoría deberá completarse y el informe de auditoría deberá ser presentado por el auditor a la Junta de Síndicos a más tardar el 15 de junio.

El Comité de Finanzas, en colaboración con el Director de la Biblioteca y el Gerente Comercial, iniciará un proceso formal de Solicitud de Propuesta (RFP) cada seis años, como mínimo, para adquirir los servicios de un auditor. El comité evaluará las propuestas presentadas, realizará entrevistas si es necesario y seleccionará un contador público certificado o una asociación de contadores públicos certificados basándose en la oferta mejor y más baja.

La Junta de Síndicos aprobará anualmente la selección de un contador público autorizado o sociedad de cuentas públicas autorizadas, con base en la recomendación del Comité de Finanzas.

Compras, Adquisiciones y Desembolsos de Efectivo

1. Proposito
  Esta política de compras está destinada al uso interno de la Biblioteca y tiene por finalidad:
  1. - Proporcionar un método responsable de rendición de cuentas.
    - Mantener el control presupuestario de las compras.
    - Para asegurar la eficiencia organizacional
    - Para asegurar la calidad deseada al mejor coste posible.
2. Responsabilidades
  La Junta Directiva es responsable de la aprobación y/o revisión de esta política. El Director de la Biblioteca o la Persona a Cargo designada tiene la autoridad delegada para aprobar o desaprobar órdenes de compra de acuerdo con los lineamientos aquí establecidos y para crear procedimientos para la ejecución eficiente de esta política. Los gerentes serán responsables de obtener ofertas y cotizaciones siguiendo las pautas a continuación. La Oficina Comercial coordinará la información de los proveedores, los pedidos (si es necesario) y mantendrá un inventario de los activos de capital fijo.

Autorizaciones, Cotizaciones y Licitaciones

Las siguientes pautas se aplican tanto a compras rutinarias como inusuales de artículos individuales, cantidades al por mayor, compras agregadas y contratos de servicios y proyectos.

$ Rango de costos Cotizaciones/ofertas y requisitos de orden de compra Se requiere autorización

$ 0 – $999.99 Gerente
Los gastos inferiores a $100 se consideran equivalentes a las Solicitudes de caja chica.
No se requieren cotizaciones ni ofertas.

$1,000 – $49,999.99 Gerente y Director de Biblioteca
Dos cotizaciones/ofertas si están disponibles. La solicitud de orden de compra debe ser presentada por el Gerente y aprobada por el Director de la Biblioteca.

Para gastos superiores a $50,000 4 (consulte el punto XNUMX a continuación, Compras de fuente única)

$50,000 – $150,000 Gerente y Director de Biblioteca

Tres cotizaciones/ofertas si están disponibles. Solicitud de Orden de Compra a ser presentada por el Gerente. El Director de la Biblioteca/Comité de Finanzas puede dispensar el requisito de presentar ofertas formales caso por caso.

$150,000.01 y más Director de la Biblioteca y Junta Directiva

RFP publicada. Nota: Proceso de licitación formal, RFP o proceso de propuesta según lo define CRS §24-92-101 para contratos de construcción pública por $120,000 o más (consulte la Sección 9. Contratos de construcción).

Evaluación de Ofertas, Cotizaciones y Propuestas

Procedimientos de evaluación
Para compras que requieran cotizaciones, el personal puede utilizar catálogos publicados/precios en línea o cotizaciones verbales/telefónicas. El personal puede invitar a RFP de personas, empresas o corporaciones. Una RFP se publicará en el sitio web de la Biblioteca y una vez en el periódico local. El personal determinará el mejor valor considerando el tiempo, la calidad, la cantidad, el precio, el desempeño del proveedor y cualquier otro criterio relevante. El personal se reserva el derecho de rechazar cualquier propuesta y aceptar la propuesta que considere que es mejor para los intereses de la Biblioteca. Se otorgará una orden de compra al postor más aceptable y responsable, que se juzgará en términos de idoneidad general, por ejemplo, calidad, entrega, términos, servicio y esperanza de vida, además del precio y el descuento. La selección de productos específicos que hayan obtenido una puntuación alta en las evaluaciones de rendimiento del producto puede justificarse como las mejores compras para la Biblioteca. La Junta Directiva se reserva el derecho de rechazar cualquiera o todas las ofertas superiores a $25,000 y aceptar la oferta que parezca ser lo mejor para los intereses de la Biblioteca. Todas las ofertas serán un asunto de registro público. Se puede realizar una compra de fuente única si se ha determinado que solo un proveedor es capaz de cumplir con todas las especificaciones y requisitos de compra o que es lo mejor para la Biblioteca. Las compras podrán entonces realizarse sobre la base de precios establecidos mediante negociación. Cuando los equipos y/o servicios propuestos varían hasta el punto de que las ofertas selladas no sean prácticas, se podrán aceptar propuestas detalladas en lugar de dichas ofertas.
Programa de Compra Estatal
La Biblioteca es elegible para comprar varios productos según el Programa de Compras del Estado de Colorado. Los contratos y acuerdos de precios adjudicados por el estado son aceptables para satisfacer los requisitos de licitación y cotización de la Biblioteca.
Compras cooperativas
La Biblioteca puede participar en licitaciones conjuntas y/u otras empresas de compra cooperativa con otras organizaciones bibliotecarias y agencias gubernamentales si se considera que hacerlo es lo mejor para la Biblioteca.
Compras de fuente única
Se puede realizar una compra de fuente única si se ha determinado que solo un proveedor es capaz de cumplir con todas las especificaciones y requisitos de compra o que es lo mejor para la Biblioteca. Luego las compras podrán realizarse con base en procesos establecidos mediante negociación. Todas las compras de fuente única deben ser aprobadas por el director de la biblioteca.
Selección por proveedor
Los materiales, suministros y servicios de impresión de la biblioteca pueden ofertarse por proveedor en lugar de artículo por artículo. La selección del proveedor será aprobada anualmente por el Director de la Biblioteca y se basará en propuestas escritas que incluyen términos y tasas de descuento. Los contratos y acuerdos de precios adjudicados por el estado (Consorcio de Bibliotecas de Colorado – CLiC) son aceptables para satisfacer los requisitos de licitación y cotización de la Biblioteca.
Servicios profesionales/personales
Los acuerdos de servicios profesionales o personales, incluidos, entre otros, servicios de arquitectura, ingeniería, legales y de consultoría, se negociarán sobre la base de competencias y calificaciones demostradas a tarifas que se consideren comparables a las tarifas del mercado. Se puede seleccionar un proveedor de servicios secundario con el asesoramiento de un proveedor de servicios primario; por ejemplo, el abogado de la Junta puede recomendar un abogado especializado en fianzas; el asesor financiero puede recomendar un tasador. Un acuerdo para la prestación de servicios puede ampliarse para incluir un alcance más amplio o ampliado de servicios si la extensión se realiza dentro de los dos años posteriores al acuerdo inicial; la tarifa no excede las tasas del mercado; y el proceso no viola ninguna ley de Colorado ni regulación constitucional.
Compra de emergencia
En caso de una emergencia imprevista que requiera que las compras se realicen de inmediato, no es necesario aplicar partes de esta política. Sin embargo, la política se cumplirá tan estrictamente como lo permitan las condiciones.
Preferencia de proveedor local
Los proveedores independientes ubicados en el condado de San Miguel pueden recibir un descuento del 10% en el precio para fomentar las compras locales. Al seleccionar un proveedor independiente en lugar de un proveedor nacional o regional, se deben cumplir todos los demás criterios en términos de calidad, disponibilidad, servicio, etc.
Contratos de construcción
CRS § 32-1-1001(1)(d) requiere que los avisos de licitación se publiquen dentro de los límites de la Biblioteca para todos los contratos de construcción de trabajo o materiales o ambos de al menos $120,000. La Biblioteca puede rechazar todas y cada una de las ofertas, y si parece que la Biblioteca puede realizar el trabajo o conseguir material por menos de la oferta más baja, puede hacerlo. La Biblioteca seguirá todas las leyes aplicables a los proyectos de construcción pública según lo definido por CRS § 24-92-101.

Gestión bancaria y de efectivo

La Biblioteca garantiza el manejo seguro del dinero a través de un programa eficiente de administración de efectivo. Los fondos de la biblioteca estarán en manos únicamente de bancos que aseguren fondos a través de la Corporación Federal de Seguro de Depósitos o que estén organizados como un Fondo de Inversión Gubernamental según lo definido por CRS § 24-75-701.

Siempre que sea posible y esté disponible, se utilizan transferencias electrónicas de fondos, depósitos directos, transferencias electrónicas y transacciones de cámaras de compensación automatizadas.

No se permiten adelantos en efectivo y de salario a los empleados ni el cambio de cheques personales de los empleados.

El Director de la Biblioteca y el Gerente Comercial son los únicos empleados autorizados a abrir o cerrar una cuenta bancaria en nombre de la Biblioteca.

Sólo una persona designada apropiada, es decir, un empleado cuyo puesto requiere el manejo y depósito de dinero, está autorizado a realizar depósitos en cuentas de la Biblioteca. Dichos depósitos incluyen, entre otros, el depósito de tarifas acumuladas, obsequios, donaciones, subvenciones, recibos de impuestos y otros recibos diversos.

El Director de la Biblioteca y el Gerente Comercial están autorizados a transferir fondos de una cuenta a otra para el pago de los gastos ordinarios aprobados de la biblioteca.

El Director de la Biblioteca, el Gerente de Servicios Públicos, el Gerente de Servicios Técnicos y el Patronato son firmantes autorizados de los cheques en papel. Todos los cheques en papel para bienes y/o servicios de la Biblioteca deben estar firmados por dos firmantes autorizados. Los cheques individuales por montos de $5,000 o más requieren las firmas de un empleado de la biblioteca y un administrador. Los desembolsos individuales realizados de cualquier manera por montos de $150,000 o más requieren la aprobación de una Junta Directiva por correo electrónico o autorización por escrito.

Cuentas de Compras y Tarjetas de Compras

Cuentas de compras (uso de oficina comercial)
Una cuenta de compras puede usarse para obligaciones regulares y recurrentes de la Biblioteca (por ejemplo, servicios públicos, seguros, pagos de arrendamiento, artículos de colecciones, etc.)

$0.00 – $35,000 (individualmente) Business Manager configura los pagos automáticos de la cuenta de compras. El director de la biblioteca aprueba la autorización inicial del proveedor.

Compra de Tarjetas (Crédito) (Uso Individual)
Se pueden emitir tarjetas de compras a personas como gerentes para una compra más eficiente de materiales y viajes. Las tarjetas de caja chica están disponibles para el resto del personal para su uso de forma no constante.

$0.00 – Límite de tarjeta de caja chica de $150 por transacción.
$0.00 – Límite de tarjeta de caja chica de $500 por día.

$0.00 hasta $5,000 (individualmente) Límites de crédito mensuales del Gerente. Tarjeta emitida a nombre del gerente. El límite podrá aumentarse temporalmente si fuera necesario. El director de la biblioteca aprueba los límites de las tarjetas de compras del administrador.

Transferencias bancaria electrónica

La Biblioteca necesita mantener saldos de efectivo adecuados en varias cuentas corrientes para poder cumplir con sus obligaciones. Para lograr esto, se requiere que el personal realice transferencias electrónicas de una cuenta bancaria a otra según sea necesario. Para mantener una separación adecuada de funciones y una cobertura de respaldo adecuada, dos personas reciben privilegios de iniciación de transferencias: el gerente comercial y el director de la biblioteca. Tres personas recibirán derechos de aprobación electrónica: el director de la biblioteca y dos representantes de la junta del Comité de Finanzas. Normalmente, el Director de la Biblioteca aprueba las transacciones y los fideicomisarios actúan en situaciones de respaldo. La Oficina Comercial garantiza que se
La documentación respalda cada transferencia bancaria.

Conciliaciones bancarias

Todas las cuentas bancarias y tarjetas de crédito serán conciliadas mensualmente por el Gerente Comercial cuando los estados de cuenta estén disponibles y sean revisados por el Director de la Biblioteca. Los estados bancarios de la cuenta operativa general, las cuentas de inversión y la cuenta corriente de capital son verificados mensualmente por el Director de la Biblioteca y el Comité de Finanzas. Los registros de cheques para estas cuentas están incluidos en los paquetes mensuales de la Junta.

Código de ética

A ningún empleado de la Biblioteca, ni a ningún miembro de su familia inmediata, ni a ninguna empresa de su propiedad, se le permitirá vender a la Biblioteca bienes o servicios de ningún tipo sin el consentimiento previo del Director de la Biblioteca para gastos superiores a $500.

Ningún miembro del Patronato, o miembro de la familia inmediata del Patronato, o empresa de propiedad del mismo, podrá vender a la Biblioteca bienes o servicios de cualquier tipo, a cualquier costo, sin el consentimiento previo por escrito de El consejo de administración. Los miembros de la Junta Directiva seguirán todas las reglas de conducta descritas en el Título 24 de CRS (Estatutos Revisados de Colorado); Artículo 18.

(Extracto: Subsección CRS § 24-18-108.5.: “Reglas de conducta para miembros de juntas y comisiones. (1) La prueba más allá de toda duda razonable de la comisión de cualquier acto enumerado en esta sección es prueba de que el actor ha violado sus obligaciones fiduciarias. deber (2) Un miembro de una junta, comisión, consejo o comité que no reciba otra compensación que una dieta o gastos necesarios y razonables no deberá realizar un acto oficial que pueda tener un beneficio económico directo para una empresa u otra empresa. empresa en la que dicho miembro tiene un interés financiero directo o sustancial”).

Ningún empleado o administrador de la Biblioteca aceptará una tarifa, obsequio u otro artículo o servicio valioso para uso personal de cualquier persona o grupo de personas cuando dicho obsequio u otro artículo o servicio valioso se entregue con la esperanza o expectativa de recibir un trato preferencial sobre otros que deseen hacer negocios con la Biblioteca.

EMISIÓN Y GESTIÓN DE CAPACIDAD DE DEUDA

A continuación se establecen pautas integrales para el financiamiento de gastos de capital. Es el objetivo que 1) la Biblioteca obtenga financiamiento sólo cuando sea necesario, 2) el proceso para identificar el momento y el monto de la deuda u otro financiamiento sea lo más eficiente posible, 3) se obtenga la tasa de interés más favorable y otros costos relacionados, y 4) cuando sea apropiado, se mantenga la flexibilidad financiera futura.

Condiciones para la emisión de deuda

La Biblioteca considera la siguiente lista de propósitos y condiciones aceptables para el uso de
deuda y tipos permitidos de instrumentos de deuda.

Condiciones de mercado favorables
Consistente con los límites financieros
Las calificaciones de los bonos son de grado de inversión
Ayudar a distribuir los costos y beneficios de manera adecuada a lo largo de la vida útil.
Las características del proyecto apoyan el uso de deuda
La vida útil del proyecto cumple con el estándar mínimo de 5 años.
Se debe aprobar referéndum para emitir bonos de obligación general

Limitaciones financieras

Límite de deuda legal

De acuerdo con la Declaración de Derechos del Contribuyente, Artículo X, Sección 20, Constitución de Colorado, el límite de deuda no puede surgir en cada presupuesto anual ya que:

requiere la aprobación previa de los votantes para la “creación de cualquier año fiscal múltiple, deuda distrital directa o indirecta u otra obligación financiera de cualquier tipo…” [Tabor(4)(b)]

Las excepciones son:

refinanciar la deuda en bonos distritales a una tasa de interés más baja
Agregar nuevos empleados al plan de pensiones del distrito.
prometer reservas de efectivo presentes adecuadas de manera irrevocable, que se mantendrán para el pago en todos los años fiscales futuros
“Deuda” y “obligación financiera” conservan definiciones de jurisprudencia anteriores a TABOR
No incluye arrendamientos con requisitos de asignación anual

Restricciones a la emisión de deuda

La Biblioteca limitará los préstamos a largo plazo a mejoras de capital o proyectos que no puedan financiarse con ingresos y/o reservas actuales.
Cuando la Biblioteca financia proyectos de capital mediante la emisión de bonos, reembolsará los bonos dentro de un período que no excederá la vida útil estimada del proyecto.
La Biblioteca se esforzará por que el vencimiento final de los bonos de obligación general sea el 21 o XNUMX
abajo, 25 años.
La Biblioteca no utilizará deuda a largo plazo para sus operaciones actuales.

Administración de la Deuda

La Biblioteca mantendrá buenas comunicaciones con las agencias calificadoras de bonos con respecto a su situación financiera. Se harán todos los esfuerzos posibles para preservar o mejorar su actual calificación crediticia de emisor.

La Biblioteca seguirá una política de divulgación completa de cada informe financiero y préstamo.
folleto. La Biblioteca también cumplirá con todas las condiciones de divulgación continua y presentará dichos documentos requeridos de manera oportuna.

La biblioteca estará cerrada el lunes 16 de febrero.