La Junta Directiva del Distrito #1 de Bibliotecas Públicas del Condado de San Miguel, Biblioteca Pública Wilkinson, adopta y hace públicas las siguientes políticas escritas:

La Biblioteca Pública de Wilkinson ofrece salas de reuniones sin costo para todos los grupos sin fines de lucro, comunitarios y con fines de lucro/empresariales, independientemente de sus creencias y afiliaciones. El permiso otorgado para utilizar las salas de reuniones de la biblioteca no constituye de ninguna manera el respaldo de las políticas o creencias de ningún grupo u organización. La Biblioteca se reserva el derecho de negar una reserva o cancelar el uso de una Sala de Reuniones en cualquier momento. Los programas patrocinados por la biblioteca tienen prioridad sobre los grupos sin fines de lucro, comunitarios y con fines de lucro/empresariales. A partir de entonces, las habitaciones se reservan por orden de llegada.

Reglas

Los grupos que utilicen las Salas de Reuniones de la Biblioteca no deben utilizar publicidad y/o publicidad que implique que sus programas están patrocinados, copatrocinados o aprobados por la Biblioteca. Las organizaciones no pueden utilizar el nombre o la dirección de la Biblioteca como su propia dirección o ubicación de la sede.

El uso de las Salas de Reuniones no debe causar interrupción en el uso de la Biblioteca por parte de otros. Se pueden proporcionar refrigerios ligeros en las salas de reuniones. No se permite el uso o distribución de bebidas alcohólicas, tabaco, productos de cannabis o drogas ilegales en las instalaciones de la Biblioteca. Se permiten alimentos y bebidas en las salas de reuniones, pero deben limpiarse al salir de la sala de reuniones.

No hay ningún cargo por el uso de las salas de reuniones de la biblioteca. Los grupos no podrán cobrar la entrada en puerta para las actividades que se realicen en estas salas. Solo se permiten las ventas de libros, música o productos relacionados en los programas patrocinados por la Biblioteca.

Los niños menores de 8 años deberán estar acompañados por un adulto en todo momento. El uso de una sala de reuniones por parte de grupos para funciones sociales privadas menores de 18 años debe ser supervisado y atendido por un adulto.

Cabinas insonorizadas

Se proporcionan cabinas insonorizadas para uso breve y no se pueden reservar. Se espera que los clientes limiten su tiempo a una hora o menos y sean responsables de limpiar el espacio antes de partir.

Salas de reuniones y equipamiento

Se proporcionan varias salas de reuniones para la comunidad durante el horario comercial habitual de las instalaciones. En circunstancias especiales, con la aprobación de la Biblioteca, se pueden reservar espacios fuera del horario habitual de la Biblioteca. La capacidad de la sala de reuniones varía y aparece en el sitio web de la biblioteca. La asistencia no debe exceder las limitaciones publicadas establecidas por el Distrito de Bibliotecas y el Jefe de Bomberos.

El equipo está disponible para su uso y figura en el sitio web de la biblioteca. Los usuarios de la sala de reuniones deben hacer arreglos previos para recibir instrucciones sobre el uso del equipo, ya que es posible que el personal de la biblioteca no esté disponible en el momento del programa para brindar soporte con el equipo.

El garaje de la biblioteca no se considera espacio para reuniones; sin embargo, debido a un acuerdo previo de larga data con KOTO, el garaje puede usarse para el intercambio anual de esquí de KOTO, sujeto a la aprobación anual.

Reservas

Se pueden hacer reservas de salas de reuniones. 45 días de anticipación a través del sitio web de la Biblioteca o contactando directamente a la Biblioteca. Para promover la accesibilidad de las Salas de Reuniones a una amplia variedad de grupos comunitarios, la Biblioteca puede limitar la cantidad de reuniones y la duración programada por un individuo u organización.

En caso de un conflicto de programación, se hará todo lo posible para reprogramar el evento de un grupo. Se les puede pedir a los grupos que cambien la hora o el lugar de sus reuniones para adaptarse a los programas patrocinados por la biblioteca.

Los grupos deberán avisar a la Biblioteca con 24 horas de antelación si cancelan, o si van a llegar tarde a una reserva. Si un grupo no ha llegado o no ha llamado a la Biblioteca para informar un retraso dentro de los 20 minutos posteriores a la hora programada, se perderá la reserva para que otros usuarios de la biblioteca puedan usar la sala.

No se podrán utilizar objetos personales para guardar o reservar una habitación. La Biblioteca no se hace responsable por daños, pérdida o robo de artículos que se dejen desatendidos. Los artículos que se dejen desatendidos durante más de 1 hora pueden retirarse a la biblioteca de objetos perdidos más cercana, para que otros usuarios de la biblioteca puedan usar la sala.

Configuración y limpieza

El grupo que utiliza una Sala de Reuniones es responsable de todo el montaje y limpieza, que debe realizarse durante el horario para el que está reservada la sala. El grupo que utilice la habitación deberá devolverla al mismo estado en que se encontró. La persona que reserva la habitación será responsable de los daños ocasionados durante el uso de la habitación. Se podrá servir comida y bebida en cualquiera de las salas de reuniones, sin embargo, el grupo u organización que utilice la sala es responsable de recoger la basura y dejar la sala ordenada. Todos los equipos audiovisuales y luces deben apagarse antes de salir de las salas de reuniones.

La publicidad no puede infringir ni ingresar al espacio de la biblioteca que no sea la sala de reuniones. Solo se permiten carteles de tamaño de papel estándar (8 1⁄2 x 11) y únicamente en la sala de reuniones reservada. Se puede utilizar señalización independiente dentro de las salas de reuniones. No se puede fijar ni montar nada en el exterior del edificio de la Biblioteca ni colocarlo en las ventanas de las habitaciones que dan a la calle, a menos que esté relacionado con un evento patrocinado por la Biblioteca.

Eventos privados

Los eventos privados (es decir, fiestas de cumpleaños, recepciones, fiestas de retiro, etc.) se pueden llevar a cabo en la Sala de Programas o en las terrazas de la Biblioteca dentro del horario habitual de la Biblioteca.

Además, los eventos comunitarios pueden tener prioridad sobre las funciones sociales privadas. Los eventos sociales privados se limitarán a tres horas.

No se pueden colocar decoraciones en ninguna pared, ventana, techo, luz, cortina o elemento permanente de la habitación. Los eventos privados deben finalizar 30 minutos antes del cierre de la biblioteca, lo que garantiza tiempo suficiente para la limpieza. Al finalizar un evento privado en la sala de programas, toda la basura debe llevarse a los contenedores de basura ubicados en el callejón en el lado oeste del edificio (el acceso se otorga a través de la puerta en la parte trasera de la sala de programas). También se debe limpiar el área de la cocina y cualquier vajilla de la biblioteca que se haya utilizado debe pasarse por el lavavajillas o lavarse a mano. Hay artículos de limpieza y una aspiradora disponibles para garantizar que la habitación quede en las mismas condiciones en que se encontró. La biblioteca se reserva el derecho de evaluar y cobrar una tarifa si la sala se deja sucia, vandalizada o en un estado de desorden que requiere servicios de limpieza adicionales. Se espera que los asistentes a eventos privados en la Sala de Programas sigan las Políticas de Uso de la Biblioteca. No se permite alcohol dentro de la Biblioteca en ningún momento. Los eventos privados no pueden interrumpir a los usuarios ni a las actividades habituales de la Biblioteca.

Daños y Responsabilidad

La persona u organización que utiliza una Sala de Reuniones acepta toda la responsabilidad por cualquier pérdida o daño más allá del desgaste normal que pueda ocurrir en las instalaciones o equipos de la Biblioteca mientras esté en uso por dicha persona u organización. La persona u organización libera y descarga completamente al distrito de bibliotecas y a sus directores, empleados y agentes de todos y cada uno de los reclamos por lesiones, incluida la muerte y/o daños a la propiedad y cualquier otro daño o pérdida que pueda surgir o que se pueda alegar. han surgido de, o en conexión con, la reunión. Además, es posible que se requiera que las organizaciones ejecuten indemnizaciones adicionales o acuerdos relacionados que el Director de la Biblioteca considere necesarios.

Se pueden hacer excepciones a esta política a discreción del Director de la Biblioteca.

Esta política está sujeta a cambios sin previo aviso.

 

Fecha de aprobación: 03/28/2006
Aprobado por: Junta Directiva de la Biblioteca Pública de Wilkinson
Date Amended/Modified: 06/06/2006; 02/12/2008; 06/21/2010; 12/13/2010; 09/27/2012; 06/30/2015; 09/27/2017; 09/15/2022; 07/16/2024.