Políticas de las salas de reuniones

POLÍTICA DE SALA DE REUNIONES

La Junta de Fideicomisarios del Distrito #1 de Bibliotecas Públicas del Condado de San Miguel, Biblioteca Pública de Wilkinson, adopta y hace públicas las siguientes políticas escritas:

La Biblioteca Pública de Wilkinson ofrece salas de reuniones sin cargo a todos los grupos sin fines de lucro, comunitarios y con fines de lucro/empresariales, independientemente de sus creencias y afiliaciones. El permiso otorgado para usar las salas de reuniones de la biblioteca de ninguna manera constituye la aprobación de las políticas o creencias de ningún grupo u organización. La Biblioteca se reserva el derecho de denegar una reserva o cancelar el uso de una Sala de Reuniones en cualquier momento. Los programas patrocinados por la biblioteca tienen prioridad sobre los grupos sin fines de lucro, comunitarios y comerciales/con fines de lucro. A partir de entonces, las habitaciones se reservan por orden de llegada.

Pautas
Los grupos que utilicen las Salas de Reuniones de la Biblioteca no deben utilizar anuncios y/o publicidad que implique que sus programas están patrocinados, copatrocinados o aprobados por la Biblioteca. Las organizaciones no pueden usar el nombre o la dirección de la Biblioteca como su propia dirección o ubicación de la sede.

El uso de las Salas de Reuniones no debe causar interrupciones en el uso de la Biblioteca por parte de otros. Se pueden proporcionar refrigerios ligeros en las salas de reuniones. El uso o distribución de bebidas alcohólicas, tabaco, productos de cannabis o drogas ilegales no está permitido en las instalaciones de la Biblioteca. Se permiten alimentos y bebidas en las salas de reuniones, pero deben limpiarse al salir de la sala de reuniones.

El uso de las salas de reuniones de la biblioteca es gratuito. Los grupos no podrán cobrar entrada a las actividades que se celebren en estos salones. Solo se permiten las ventas de libros, música o productos relacionados en los programas patrocinados por la Biblioteca.

Los niños menores de 8 años deben estar acompañados por un adulto en todo momento. El uso de una sala de reuniones por parte de grupos para funciones sociales privadas que sean menores de 18 años debe ser supervisado y asistido por un adulto.

Salas de reuniones y equipamiento
Se proporcionan varias salas de reuniones para la comunidad durante el horario comercial habitual de las instalaciones. En circunstancias especiales con la aprobación de la Biblioteca, se pueden reservar espacios fuera del horario habitual de la Biblioteca. La capacidad de la sala de reuniones varía y se indica en el sitio web de la biblioteca. La asistencia no debe exceder las limitaciones establecidas por el Distrito Bibliotecario y el Jefe de Bomberos.

El equipo está disponible para su uso y está listado en el sitio web de la Biblioteca. Los usuarios de la sala de reuniones deben hacer arreglos previos para recibir instrucciones sobre el uso del equipo, ya que es posible que el personal de la biblioteca no esté disponible en el momento del programa para brindar apoyo al equipo.

El garaje de la biblioteca no se considera espacio de reunión; sin embargo, debido a un acuerdo anterior de larga data con KOTO, el garaje puede usarse para el intercambio anual de esquí de KOTO, sujeto a la aprobación anual.

Reservas
Las reservas de salas de reuniones se pueden hacer con 45 días de anticipación a través del sitio web de la Biblioteca o comunicándose directamente con la Biblioteca. Para promover el acceso a las Salas de Reuniones a una amplia variedad de grupos comunitarios, la Biblioteca puede limitar el número de reuniones y el tiempo programado por un individuo u organización.

En el caso de un conflicto de programación, se hará todo lo posible para reprogramar el evento de un grupo. Se puede pedir a los grupos que cambien la hora o el lugar de sus reuniones para adaptarse a los programas patrocinados por la biblioteca.

Los grupos deben avisar a la Biblioteca con 24 horas de antelación si cancelan o si van a llegar tarde a una reserva. Si un grupo no ha llegado o no ha llamado a la biblioteca para informar un retraso dentro de los 20 minutos posteriores a la hora programada, se perderá la reserva para que otros usuarios de la biblioteca puedan usar la sala.

Los artículos personales no se pueden usar para guardar o reservar una habitación. La Biblioteca no es responsable por daños, pérdida o robo de artículos que se dejan desatendidos. Los artículos que se dejen desatendidos durante más de 1 hora se pueden llevar a la biblioteca más cercana para objetos perdidos y encontrados, para que otros usuarios de la biblioteca puedan usar la sala.

Montaje y limpieza
El grupo que utiliza una Sala de Reuniones es responsable de todo el montaje y limpieza, que debe realizarse durante el período de tiempo para el que se reserva la sala. El grupo que utilice la habitación deberá devolverla al mismo estado en que la encontró. La persona que reserva la habitación será responsable de los daños ocasionados durante el uso de la habitación. La comida y bebida se puede servir en cualquiera de las salas de reunión, sin embargo, el grupo u organización que utiliza la sala es responsable de recoger cualquier basura y dejar la sala ordenada. Todos los equipos audiovisuales y las luces deben apagarse antes de salir de las salas de reuniones.

La publicidad no puede infringir ni entrar en el espacio de la sala que no es para reuniones de las instalaciones de la Biblioteca. Solo se permite colocar letreros que sean de tamaño de papel estándar (8 ½ x 11) y solo en la sala de reuniones reservada. La señalización independiente se puede utilizar dentro de las salas de reuniones. No se puede adjuntar ni montar nada en el exterior del edificio de la biblioteca ni colocarlo en las ventanas de las habitaciones que dan a la calle, a menos que esté relacionado con un evento patrocinado por la biblioteca.

Eventos Privados
Los eventos privados (es decir, fiestas de cumpleaños, recepciones, fiestas de jubilación, etc.) se pueden realizar en la Sala de Programas o en las terrazas de la Biblioteca dentro del horario habitual de la Biblioteca.

Además, los eventos comunitarios pueden tener prioridad sobre las funciones sociales privadas. Los eventos sociales privados se limitarán a tres horas.

Las decoraciones no se pueden colocar en ninguna pared, ventana, techo, luz, cortina o accesorio permanente en la habitación. Los eventos privados deben finalizar 30 minutos antes del cierre de la biblioteca, lo que garantiza suficiente tiempo para la limpieza. Al finalizar un evento privado en la Sala de programas, toda la basura debe sacarse a los contenedores de basura ubicados en el callejón en el lado oeste del edificio (acceso otorgado a través de la puerta en la parte trasera de la sala de programas). El área de la cocina también debe limpiarse y todos los platos de la biblioteca que se usaron deben pasarse por el lavavajillas o lavarse a mano. Los suministros de limpieza y una aspiradora están disponibles para garantizar que la habitación quede en las mismas condiciones en que se encontró. La biblioteca se reserva el derecho de evaluar y cobrar una tarifa si la habitación se deja sucia, destrozada o en un estado de desorden que requiere servicios de limpieza adicionales. Se espera que los asistentes a eventos privados en la Sala de programas sigan las Políticas de uso de la biblioteca. El alcohol no está permitido dentro de la Biblioteca en ningún momento. Los eventos privados no pueden interrumpir las actividades o los usuarios habituales de la biblioteca.

Daños y Responsabilidad
La persona u organización que utilice una Sala de reuniones acepta toda la responsabilidad por cualquier pérdida o daño más allá del desgaste normal que pueda ocurrir en las instalaciones o el equipo de la Biblioteca mientras dicha persona u organización los utilice. La persona u organización exonera y exonera por completo al distrito de bibliotecas y a sus directores, empleados y agentes de cualquier reclamo por lesiones, incluida la muerte y/o daños a la propiedad y cualquier otro daño o pérdida que pueda surgir o que pueda alegarse que han surgido de, o en conexión con la reunión. Además, las organizaciones pueden estar obligadas a ejecutar indemnizaciones adicionales o acuerdos relacionados que el Director de la Biblioteca considere necesarios.

Se pueden hacer excepciones a esta política a discreción del director de la biblioteca. Esta política está sujeta a cambios sin previo aviso.