Políticas de la sala de reuniones

La Junta de Fideicomisarios del Distrito #1 de Bibliotecas Públicas del Condado de San Miguel adopta y hace públicas las siguientes políticas escritas:

La Biblioteca Pública de Wilkinson ofrece salas de reuniones sin cargo a todos los grupos sin fines de lucro, comunitarios y con fines de lucro/empresariales, independientemente de sus creencias y afiliaciones. El permiso otorgado para usar las salas de reuniones de la biblioteca de ninguna manera constituye la aprobación de las políticas o creencias de ningún grupo u organización. Los programas patrocinados por la biblioteca tienen prioridad sobre los grupos sin fines de lucro, comunitarios y comerciales/con fines de lucro. A partir de entonces, las habitaciones se reservan por orden de llegada.

Pautas

Los grupos que utilicen las Salas de Reuniones de la Biblioteca no deben utilizar anuncios y/o publicidad que implique que sus programas están patrocinados, copatrocinados o aprobados por la Biblioteca. Las organizaciones no pueden usar el nombre o la dirección de la Biblioteca como su propia dirección o ubicación de la sede.

El uso de las Salas de Reuniones no debe causar interrupciones en el uso de la Biblioteca por parte de otros. Se pueden proporcionar refrigerios ligeros en las salas de reuniones. El alcohol no está permitido.

Los grupos no pueden cobrar la entrada a las actividades que se llevan a cabo en estas salas, solo se permite la venta de libros, música o productos relacionados en los programas patrocinados por la Biblioteca y las salas no pueden reservarse para recepciones/eventos sociales privados.

Salas de reuniones y equipamiento

Se proporcionan varias salas de reuniones para la comunidad durante el horario comercial habitual de las instalaciones. En circunstancias especiales con la aprobación de la Biblioteca, la Sala del Programa puede reservarse fuera del horario habitual de la Biblioteca. Cada Sala de reuniones tiene limitaciones sujetas a las circunstancias y el propósito del evento y la capacidad de la Sala de reuniones depende del tamaño de la sala.

El equipo está disponible para su uso y está listado en el sitio web de la Biblioteca. Los usuarios de la sala de reuniones deben hacer arreglos previos para recibir instrucciones sobre el uso del equipo, ya que es posible que el personal de la biblioteca no esté disponible en el momento del programa para brindar apoyo al equipo.

El garaje de la biblioteca no se considera espacio de reunión; sin embargo, debido a un acuerdo anterior de larga data con KOTO, el garaje puede usarse para el intercambio anual de esquí de KOTO, sujeto a la aprobación anual. La asistencia no debe exceder las limitaciones establecidas por el Distrito Bibliotecario y el Jefe de Bomberos.

Reservas

Las reservas de salas de reuniones se pueden hacer con 90 días de anticipación a través del sitio web de la Biblioteca o comunicándose directamente con la Biblioteca. La persona que reserva la habitación y la organización patrocinadora, si la hubiere, serán responsables de los daños ocasionados durante el uso de la habitación. La Biblioteca se reserva el derecho de denegar una reserva o cancelar el uso de una Sala de Reuniones en cualquier momento. En el caso de un conflicto de programación, se hará todo lo posible para reprogramar el evento de un grupo. Debido a que las salas de reuniones se utilizan para los programas de la biblioteca, es posible que se solicite a los grupos que cambien la hora o el lugar de sus reuniones para adaptarse a los programas de la biblioteca. A los grupos se les avisa con la mayor antelación posible.

Para promover el acceso a las Salas de Reuniones a una amplia variedad de grupos comunitarios, la Biblioteca puede limitar el número de reuniones programadas por cualquier individuo u organización en particular.

Los grupos deben avisar a la Biblioteca con 24 horas de antelación si cancelan. Si un grupo no ha llegado o llamado a la Biblioteca para informar un retraso dentro de los 10 minutos posteriores a la hora programada, la reserva será cancelada y otros podrán usar la sala.

Montaje y limpieza

El grupo que utiliza una Sala de Reuniones es responsable de todo el montaje y limpieza, que debe realizarse durante el período de tiempo para el que se reserva la sala. El grupo que utilice la habitación deberá devolverla al mismo estado en que la encontró. Solo se permite colocar letreros que sean de tamaño de papel estándar (8 1⁄2 x 11) y solo en la sala de reuniones. No se puede adjuntar ni montar nada en el exterior del edificio de la biblioteca ni colocarlo en las ventanas de las habitaciones que dan a la calle, a menos que esté relacionado con un evento patrocinado por la biblioteca.

Tarifa

No hay tarifa por usar las salas de reuniones de la biblioteca durante el horario de la biblioteca. Se pueden evaluar tarifas por el uso de The Program Room fuera del horario de atención a discreción del director de la biblioteca, dependiendo del impacto en la biblioteca.

Daños y Responsabilidad

La persona u organización que utilice una Sala de reuniones acepta toda la responsabilidad por cualquier pérdida o daño más allá del desgaste normal que pueda ocurrir en las instalaciones o el equipo de la Biblioteca mientras dicha persona u organización los utilice. La persona u organización exonera y exonera por completo al distrito de bibliotecas y a sus directores, empleados y agentes de cualquier reclamo por lesiones, incluida la muerte y/o daños a la propiedad y cualquier otro daño o pérdida que pueda surgir o que pueda alegarse que han surgido de, o en conexión con la reunión. Además, las organizaciones pueden estar obligadas a ejecutar indemnizaciones adicionales o acuerdos relacionados que el Director de la Biblioteca considere necesarios.

Se pueden hacer excepciones a esta política a discreción del director de la biblioteca.

Esta política está sujeta a cambios sin previo aviso.